Jak skutecznie weryfikować faktury od nowych dostawców

Jak sprawdzić autentyczność faktury od nowego dostawcy, zanim zapłacisz?

Rozpoczynanie współpracy z nowym dostawcą wiąże się z nadzieją na nowe możliwości, lepsze ceny i innowacyjne usługi. W natłoku obowiązków łatwo jednak pominąć kluczowy element, jakim jest bezpieczeństwo finansowe. Zanim przelejesz pierwsze pieniądze, warto zadać sobie pytanie: jak sprawdzić autentyczność faktury od nowego dostawcy krok po kroku, zanim zapłacisz?

W dzisiejszych realiach gospodarczych nieostrożne regulowanie faktur to proszenie się o kłopoty. Oszuści korzystają z wyrafinowanych metod, przejmują skrzynki mailowe, podszywają się pod firmy i zmieniają numery kont. Brak weryfikacji faktury może prowadzić do utraty pieniędzy, problemów z VAT-em czy komplikacji prawnych. Dlatego wnikliwe sprawdzenie każdego nowego dokumentu to nie luksus, ale konieczność.

Płacenie faktur bez kontroli można porównać do zostawiania otwartych drzwi do firmowego skarbca. Wyobraź sobie, że przelewasz środki za pilnie potrzebny towar, który nigdy nie dociera, albo dowiadujesz się, że zapłata trafiła na konto przestępców. Skutki takiej nieuważności to nie tylko strata środków, ale również ryzyko solidarnej odpowiedzialności za VAT i postępowania wyjaśniającego przed organami.

Ten przewodnik pokazuje krok po kroku, jak zminimalizować ryzyko i chronić firmę przed fałszywymi fakturami. Stosując opisane procedury, znacząco ograniczasz szansę, że Twoje pieniądze trafią w niepowołane ręce. To kilka minut pracy, które mogą uchronić przedsiębiorstwo przed poważnymi stratami i utratą płynności.

Krok 1: Dokładna analiza samej faktury

Pierwszym etapem jest wnikliwe przyjrzenie się dokumentowi, zanim zaczniesz cokolwiek sprawdzać w zewnętrznych bazach. Sama faktura to często najlepsze źródło sygnałów ostrzegawczych. Wiele nieprawidłowości można wychwycić już na tym poziomie, jeśli spojrzysz na nią z odpowiednią uwagą i dystansem.

Zwróć szczególną uwagę na dane wystawcy faktury. Nazwa firmy, adres, NIP i REGON powinny być kompletne i logiczne. Porównaj je z tym, co widniało w ofercie, korespondencji lub umowie. Nawet drobne literówki lub subtelne różnice w nazwie mogą świadczyć o próbie podszycia się pod inną, znaną markę albo o nieprofesjonalnym podejściu do dokumentów.

Kolejny element to dane odbiorcy, czyli Twojej firmy. Upewnij się, że nazwa, adres oraz NIP zostały poprawnie wpisane. Błędy mogą sygnalizować pośpiech, brak staranności lub działanie masowe, gdzie ktoś rozsyła podobne dokumenty do wielu podmiotów. W skrajnych przypadkach nieprawidłowe dane odbiorcy mogą wskazywać na próbę wyłudzenia lub chęć utrudnienia późniejszych wyjaśnień.

Szczególnie wrażliwym punktem jest numer konta bankowego. Sprawdź, czy ma on prawidłowy format (np. 26 cyfr w przypadku polskiego rachunku) i czy nie odbiega od numeru konta znanego z oferty, strony internetowej dostawcy lub wcześniejszej korespondencji. Rozbieżności w numerach rachunków to typowy objaw przejęcia skrzynki mailowej lub ataku phishingowego, gdzie oszuści podmieniają wyłącznie dane do przelewu.

Nie pomijaj również elementów formalnych, takich jak numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży i termin płatności. Brak któregokolwiek z nich, nielogiczne daty czy przypadkowo wyglądająca numeracja mogą wzbudzić wątpliwości. Choć przy pierwszej transakcji trudno ocenić system numeracji, warto zanotować wszelkie niespójności.

Na koniec sprawdź dokładnie opis towaru lub usługi, ilości, jednostki, ceny jednostkowe i kwoty końcowe. Ręcznie przelicz kwoty netto, VAT i brutto, nawet jeśli korzystasz z programu księgowego. Błędne obliczenia bywają zwykłą pomyłką, ale mogą też służyć do ukrycia niekorzystnych zmian lub celowego wprowadzenia w błąd. Każda niejasność na tym etapie jest powodem do dodatkowej weryfikacji.

Krok 2: Sprawdzenie dostawcy w oficjalnych rejestrach

Po wstępnej analizie wizualnej przejdź do twardych danych, czyli publicznych rejestrów przedsiębiorców i podatników. To Twoja podstawowa tarcza ochronna przed fikcyjnymi podmiotami i tzw. firmami-słupami, które często wykorzystywane są w procederach wyłudzania podatku VAT lub nielegalnych schematach.

Pierwszym miejscem do sprawdzenia jest CEIDG lub KRS, w zależności od formy prawnej kontrahenta. Wpisz NIP podany na fakturze do właściwej wyszukiwarki i sprawdź, czy firma formalnie istnieje i czy jej status jest aktywny. Zwróć uwagę na datę rozpoczęcia działalności – bardzo świeży wpis może oznaczać podmiot utworzony wyłącznie w celu ryzykownych lub nielegalnych działań.

Dokładnie porównaj nazwę firmy i adres widniejące w rejestrze z danymi na fakturze. Nawet minimalne różnice powinny zwrócić Twoją uwagę. Zdarza się, że nieuczciwi gracze celowo wprowadzają delikatnie zmodyfikowaną nazwę, licząc na to, że odbiorca zaufa podobieństwu do renomowanej marki. W KRS możesz także przeanalizować osoby uprawnione do reprezentacji i powiązania właścicieli, co bywa przydatne przy większych transakcjach.

Kolejnym obowiązkowym krokiem jest weryfikacja w wykazie podatników VAT, czyli tzw. Białej Liście VAT. To narzędzie dostępne online, w którym sprawdzisz, czy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT oraz jakie rachunki bankowe są do niego przypisane. Wpisz NIP z faktury i sprawdź status podatkowy; jeśli dostawca nie jest czynnym podatnikiem, a na dokumencie widnieje VAT, masz do czynienia z poważną nieprawidłowością.

Najważniejszy w kontekście bezpieczeństwa finansowego jest numer rachunku bankowego z Białej Listy VAT. Upewnij się, że numer konta, na który masz zapłacić, znajduje się w wykazie przy właściwym NIP. Jeżeli rachunek z faktury nie figuruje na liście, a łączna wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, zapłata na takie konto jest ogromnym ryzykiem. Możesz utracić prawo do odliczenia VAT oraz ponosić solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe dostawcy, co w praktyce oznacza bardzo kosztowne konsekwencje.

Krok 3: Bezpośredni kontakt z dostawcą i potwierdzenie rachunku

Nawet jeśli wszystkie dane w rejestrach publicznych wyglądają poprawnie, nie wolno zakładać, że faktura jest w 100% bezpieczna. Przestępcy bardzo często działają w oparciu o przejęte skrzynki mailowe, podszywając się pod prawdziwych kontrahentów i podmieniając jedynie numer rachunku bankowego na fakturze lub w treści wiadomości.

Dlatego kolejnym obowiązkowym krokiem jest bezpośredni kontakt telefoniczny z dostawcą. Nie korzystaj z numeru telefonu podanego na fakturze, ponieważ może być elementem fałszywego zestawu danych. Wyszukaj numer na oficjalnej stronie internetowej firmy, w CEIDG/KRS lub innych wiarygodnych źródłach. Tylko wtedy masz większą pewność, że rozmawiasz z właściwym podmiotem, a nie z osobą podszywającą się pod kontrahenta.

Podczas rozmowy jasno powiedz, że chcesz potwierdzić numer rachunku bankowego do płatności za konkretną fakturę. Poproś o weryfikację danych dokumentu – numeru faktury, kwoty i terminu płatności. Upewnij się, że rozmawiasz z osobą z działu księgowości lub inną osobą uprawnioną do udzielania informacji finansowych. Jeśli cokolwiek budzi Twój niepokój, nie kontynuuj rozmowy i spróbuj zweryfikować dane innym kanałem.

Dodatkową warstwą ochrony może być potwierdzenie mailowe z oficjalnej domeny dostawcy, na przykład w formacie @nazwafirmy.pl. Po rozmowie telefonicznej poproś o przesłanie krótkiej wiadomości z potwierdzonym numerem konta oraz danymi faktury. Taka procedura utrudnia realizację ataku opartego na samym przejęciu poczty, ponieważ przestępcy musieliby kontrolować kilka kanałów komunikacji jednocześnie.

Przy każdej niespodziewanej informacji o zmianie numeru konta bankowego bądź podwójnie czujny. Jeżeli dostawca poinformuje Cię o nowym rachunku dopiero na etapie wysyłki faktury, zawsze skontaktuj się z nim innym kanałem niż e-mail, np. telefonicznie. To prosty, ale niezwykle skuteczny sposób na uniknięcie najczęstszych scenariuszy wyłudzeń płatności.

Krok 4: Sprawdzenie reputacji firmy w internecie

Oprócz formalnych rejestrów warto skorzystać z ogromnej bazy informacji, jaką jest internet. Reputacja dostawcy w sieci może wiele powiedzieć o jego wiarygodności, dotychczasowych praktykach i podejściu do klientów. To szczególnie ważne przy większych zamówieniach lub branżach obarczonych większym ryzykiem.

Zacznij od oficjalnej strony internetowej dostawcy. Sprawdź, czy witryna jest profesjonalnie przygotowana, aktualna oraz czy zawiera spójne dane kontaktowe – adres, telefony, adres e-mail. Porównaj je z informacjami na fakturze i w rejestrach. Brak strony, rażąco niska jakość lub zupełnie inne dane mogą wskazywać na podmiot, który nie dba o wizerunek lub próbuje się ukrywać.

Następnie poszukaj opinii o firmie w wyszukiwarce, mediach społecznościowych czy na branżowych forach. Jeżeli trafisz na liczne komentarze dotyczące opóźnień w dostawach, niedostarczonych towarów czy trudności z kontaktem po opłaceniu faktur, potraktuj to jako poważny sygnał ostrzegawczy. Pojedyncze negatywne opinie mogą być naturalnym zjawiskiem, ale ich skala i powtarzający się schemat są już powodem do zastanowienia.

Skuteczną techniką jest również rozszerzone wyszukiwanie nazwy firmy lub NIP-u z dodatkowymi słowami kluczowymi, takimi jak „oszustwo”, „problemy”, „nieuczciwy”, „skarga”. Tego typu proste połączenia potrafią ujawnić informacje z forów, portali konsumenckich czy artykułów, które nie pojawiłyby się przy standardowym wyszukiwaniu samej nazwy. To szybki sposób na wstępną ocenę ryzyka.

Pamiętaj jednak, że informacje znalezione w sieci wymagają zdrowego dystansu i weryfikacji. Nie opieraj się wyłącznie na anonimowych wpisach, ale traktuj je jako dodatkowy element układanki. Jeśli coś budzi Twój niepokój, połącz te sygnały z wynikami z rejestrów, zachowaniem kontrahenta i jakością komunikacji, aby wyciągnąć możliwie obiektywne wnioski.

Krok 5: Porównanie faktury z zamówieniem i ustaleniami

Ostatnim kluczowym etapem weryfikacji jest porównanie faktury z Twoimi wewnętrznymi dokumentami. Nawet jeśli wszystkie dane formalne się zgadzają, faktura może być niezgodna z tym, co faktycznie zamówiłeś lub uzgodniłeś z dostawcą. To nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale również kontroli kosztów i jakości współpracy.

Zacznij od sprawdzenia, czy faktura w pełni odzwierciedla ważne ustalenia handlowe. Zweryfikuj, czy widnieją na niej dokładnie te produkty lub usługi, które zostały zamówione – z takimi samymi nazwami, ilościami, jednostkami miary i warunkami cenowymi. Jakiekolwiek różnice powinny zostać wyjaśnione przed dokonaniem płatności, aby uniknąć późniejszych sporów.

Następnie przyjrzyj się cenom jednostkowym, rabatom i dodatkowym opłatom. Upewnij się, że są one zgodne z ofertą lub umową. Jeśli na fakturze nagle pojawiają się nowe pozycje kosztowe, o których wcześniej nie było mowy, jest to sygnał do wstrzymania przelewu i przeprowadzenia rozmowy wyjaśniającej z dostawcą. Niespodziewane zmiany warunków to potencjalne źródło konfliktów oraz pretekst do dokładniejszej weryfikacji.

Zwróć uwagę na termin płatności oraz inne warunki finansowe, które znajdują się na dokumencie. Jeżeli na etapie ustaleń obowiązywał inny termin, forma płatności lub sposób rozliczania, faktura nie powinna tego samowolnie zmieniać. Wszelkie rozbieżności, zwłaszcza przy pierwszych transakcjach, traktuj jako powód do ostrożności i dokładniejszej analizy.

Dobrą praktyką jest też wdrożenie wewnętrznej zasady, że przy pierwszych zleceniach z nowym dostawcą każda faktura jest akceptowana przez więcej niż jedną osobę – na przykład przez osobę zamawiającą i dział księgowości. Taki podwójny system kontroli minimalizuje ryzyko przeoczenia istotnych szczegółów lub dokonania pochopnej płatności.

Dodatkowe zasady bezpieczeństwa i działania w razie wątpliwości

Systematyczna weryfikacja autentyczności faktur to najlepszy sposób na ochronę firmy, ale pełne bezpieczeństwo wymaga jeszcze spójnych procedur i edukacji zespołu. Wprowadzenie prostych zasad i regularne przypominanie o nich pracownikom odpowiedzialnym za płatności znacząco obniża ryzyko udanych prób wyłudzenia.

Warto stworzyć w firmie jasne, udokumentowane procedury dotyczące sprawdzania nowych dostawców i każdej pierwszej faktury. Określ krok po kroku, kto i co sprawdza, jakie rejestry są obowiązkowe, kiedy wymagany jest telefon do dostawcy i jakie progi kwotowe uruchamiają dodatkowe kontrole. Dzięki temu cały proces staje się powtarzalny i mniej podatny na ludzkie przeoczenia.

Nie zapominaj o szkoleniach z cyberbezpieczeństwa i rozpoznawania prób phishingu. Oszuści często celują w najsłabsze ogniwo – człowieka. Pracownicy powinni wiedzieć, jak wyglądają typowe fałszywe wiadomości, na co zwracać uwagę w załącznikach i jak reagować na niespodziewane prośby o zmianę rachunku bankowego, szczególnie w sytuacjach presji czasu.

Kluczową zasadą jest również ograniczone zaufanie, zwłaszcza przy pierwszych transakcjach oraz przy wszelkich nieoczekiwanych zmianach. Jeśli dostawca nagle informuje o nowym numerze konta, przyspieszonym terminie płatności czy zmianie warunków, zawsze zweryfikuj te informacje niezależnym kanałem. Lepiej chwilowo wstrzymać przelew, niż później dochodzić swoich praw w długotrwałych postępowaniach.

W sytuacji, gdy cokolwiek budzi Twoje wątpliwości, natychmiast wstrzymaj płatność i skontaktuj się z dostawcą inną drogą niż mail. Jeśli podejrzewasz, że padłeś ofiarą oszustwa lub próby wyłudzenia, zgłoś sprawę na policję oraz do odpowiednich organów skarbowych. Przy transakcjach powyżej 15 000 zł warto rozważyć użycie mechanizmu podzielonej płatności (split payment), który dodatkowo chroni przed negatywnymi konsekwencjami udziału w nieświadomej karuzeli VAT.

Staranne stosowanie tych zasad i kroków sprawia, że stabilność finansowa firmy nie zależy wyłącznie od zaufania, ale od konkretnych, sprawdzonych procedur. To inwestycja w bezpieczeństwo, która szybko się zwraca, szczególnie w świecie, w którym nieuczciwe praktyki i wyrafinowane oszustwa stają się codziennością.